こんにちは！イラストレーターと貿易事務をやっているAkariです！
皆さんは、
「上司が忙しそうだけど質問しないといけない！」
「話しかけたいけど上司から嫌な顔をされる！」
「仕事で上司に聞きたいことがあるけど、うまく話がまとまらない！」
ということはありませんか？
以前の私がそうでした…！
でも大丈夫！！
この記事を読めば、相手を思いやった質問や話し方ができるようになりますし、
人に話しかける時間もぐっと短くなります！
今回は、前職が激務&論理性を求められる会社で鍛えられた私が、
上司への質問、相談などの話しかけ方について解説していきます！
対策その1 報告・連絡・相談・質問かを先に伝える
「〇〇さん、すみません。
（報告・連絡・相談・質問）なのですが、今、お時間少々よろしいですか？」
と声かけしましょう！
ここで重要な点が２つあります！
重要ポイント1ー報告・連絡・相談・質問を先に伝える
仕事中誰かが話しに来た時、
こう思ったことはないですか？
「この人声をかけてきたけど、何が言いたいのかな？」
「話が長いけど結論はなんだろう…？」
忙しい時に相手が話す時間を取るって
中々大変なのに、その相手の話がどのくらい続くのかわからないとちょっと不安ですよね！
なので、話す時は結論から話しましょう！
そうすることによって、聞いている相手はどのくらい時間がかかることなのか把握ができるし、聞く相手は聞くパワーやエネルギーのかけ方を調節できるのです。
報告・連絡・相談・質問のそれぞれが、聞く相手に伝える時間と重要度をまとめてみました。
| 重要 | 重要でない | |
| 時間かかる | 「相談があります」 上司：何かトラブルでもあったのかな！ ちゃんと詳細を聞いて検討しないといけないかも。 今やっている作業はしばらく置いて、時間をとって聞こう！ | |
| すぐ終わる | 「報告があります」 あまり深く検討する必要はないのかも、聞いているだけでいいんだな！すぐ終わりそう！ 「連絡があります」 すぐ終わりそうだけど、ちゃんと聞いておいだ方が良いのかもな。メモも必要かな？ | 「質問があります」 すぐ済みそうだけど、ちゃんと背景を聞いて答えないといけないな！ |
という感じです。
人に話をすることは、自分にとってはメリットが多いですが、
相手が作業している時間を止めることになるので、相手がどう捉えるかを考えて、ちゃんと結論を伝えてから話しましょう！
（ね！昔の自分に伝えたい。）
重要ポイント2ーどのくらい時間がかかるのかを最初に瞬時に伝える。
あなたが仕事中、
「〇〇さん、今よろしいですか？」
と言われたらどう思いますか？
私だったら忙しい時なら
「え？今ってどのくらい時間取られるんだろう、めっちゃ語られたりしたら嫌だなぁ〜」
と思ってしまうかも…！
なので、どのくらい時間がかかるのかを最初に伝えて、相手を思いやりましょう！
例えば
「（ご相談があるのですが）ややこしい件でして、ちょっとお時間よろしいですか？」
「（質問なのですが）今1分くらいよろしいですか？」
「（報告だけなのですが）今、一瞬話してもよろしいでしょうか？」
など！
ちょっとラフな言い方ですがこのように伝えるだけで、相手はどれくらい時間を費やすべきかわかります！
また5分以上かかりそうな場合は、後で時間を空けてもらうとよいです。
言い方の例としては、
「ご相談したいことがありまして、〇分ほど、お時間空いている時に相談させていただきたいのですが、ご都合いかがですか？」
という感じ！
その場ですぐに時間を空けられない可能性もありますしね！
対策2「その人に質問や相談をしなくても済むのではないか」考える
私もよくやりたくなりますが、皆さんは
「この案件分からないな質問したい！」
「相談したい！」
となった時に、すぐに質問していませんか？
でも、本当にその質問をその人にしなければはならないのでしょうか？
なので、質問する前にちょっと一度考えてみてください！
考えるポイントは２つです！
質問する前に考えることその1 質問するべき人はその人で合っているか？
本当にその人に質問した方が得策なのでしょうか？
もしかしたらそのことについて知らないかもしれない。
別の専門の部署の方がよく知っている内容かもしれない…
聞く人が上司でも、上司だからって何でも知っているわけではない…！
あらかた説明した後で、
「わかんないなぁ！〇〇が知っていると思うから聞いてみて！」
と無駄足を踏まない、踏ませないためにも、
そして相手の時間を無駄に奪わないためにも、本当にその人に聞くべきか、立ち止まって考えてみましょう！
質問する前に考えることその2 自分で解決できないか？
これもよくありがちです。
質問する前に
「めちゃくちゃ考えたら答えが出てきた！」
「考えればわかることだったじゃーん！」
ということもあります。
なので、質問することは人の貴重な時間を奪うこと！と考えて、
本当に質問すべきか、自分で解決できないか一度自分で答えを出してみて、考えてみましょう！
5分考えてもどうしてもわからない！
答えが出てきたけど、自信がない、自分の一存では決められない場合は相談してOKです！
対策3 答えや選択肢を用意して、Closed Question で聞く！
質問をする時、相談をするとき特にですが、あなたは、
「〇〇という状況なのですが、どうしたらいいですか？」
とオープンに聞いていませんか？ Open question と言います！
そう、これはかつての私…！！
おすすめの質問の仕方は
「〇〇という状況で私はこういう理由で、
こう考えているのですが、これで進めて大丈夫でしょうか？」
という聞き方！
「はい」か「いいえ」で答えられるClosed questionで聞きましょう！
そうしないと、「相手は話を聞いて」「答える」だけでなくて、
その場で「検討する時間」をかなり取らないといけなくなります！
もしあなたが検討してから
自分の意見を元に質問や相談をしたのなら、
聞いている人は「ちょっとの検討時間」だけで回答できます！
あなたが聞く人に話す前にちゃんと検討しないと、あなたが検討するばずだった時間がそのまま上司に向くことになる…！！
当事者じゃないと結構時間がかかるし、
人の時間を奪わないためにも、
検討して答えを出してから人に聞くようにしましょう！
おわりに
いかがでしたでしょうか？
今回は前職での経験を活かして、上司の時間を奪わない話し方についてご紹介しました！
私がこの話し方を学んだ前職は
無形商材を扱うマーケティング系のIT系の会社でした。
サービスや業界の関係上、恐らくどんな会社よりも、言葉だけで的確に説明しないといけない会社でしたし、
毎回全く違う案件を担当するので、
これまた背景からきちんと説明しないといけない環境でした…！
ここで鍛えられて学んだことを今回お伝えしました！
まだ私自身も改良中で、またご紹介できることがありましたらお伝えしていきますね！
私もまだやらねばです！一緒に頑張りましょう！
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