タスクは忘れてOK! 仕事が多すぎて覚えていられない時の対処法

こんにちは、イラストレーター兼 貿易事務のAkariです。

皆さんは

「仕事が多すぎてパニックになる!」
「たくさんの仕事が一度に来られると全部できずに漏れちゃう!」
「やらなきゃいけないことを忘れちゃう!」
といったことはありませんか?

私も前職が多忙で有名な会社だったので
こういうことがたくさんありました!

けれど大丈夫!
これからご紹介する対策をやれば、
「忘れてた!」を回避できます。

3つ対策をお伝えしますね!

これは基本!「忘れてた!」回避方法 (その1) とりあえず「やらなければいけないこと」を全部紙に書く!!

仕事を全てリスト化しましょう!
リスト化しておけば、もちろん「忘れてた!」は回避できますね。

そして、仕事は覚えておくものではありません
どういった仕事があるかはまず忘れて、
空いたメモリーで落ち着いて目の前の仕事を考えて、決断して行動するのが仕事です

そうしないと、あの仕事をやらなきゃという
不要な心配事を抱えることになって、かえって決断に大きく影響します。

『ハーバードメディカルスクール式 人生を変える集中力』という本にもあるのですが、
人は何か恐怖心を抱えると、
当たり前のようにできていたことが出来なくなるのだそう。
例えば、本で紹介されていますが、オンタリオ州のウォータールー大学の研究によると、算数の問題をやっている最中に不安な状況に苛まれると、5まで数えるという簡単なこともできなくなるという研究結果があります。

だから例えば
「あの仕事が期日までに間に合わなかったらどうしよう!」

「電話しなきゃいけないけどクライアントが怒っていたら、怒ったらどうしよう」

などというようなタスクを覚えておくことによって現れる不安な気持ちが、
頭で仕事を管理していると不要な感情と結びついてしまいます。
こうなると、事情を全く知らない第三者だったら秒で終わってしまうような簡単な仕事も、
感情が邪魔してもっと時間がかかってしまうということにもなります!

なので「リスト化」をするということは
もちろん仕事の抜け漏れも回避できるのですが、
早く仕事を終わらせるためにも、
安心して優先順位をつけていくためにも、
どんなに面倒でもリスト化していきましょう!

ご紹介した『ハーバードメディカルスクール式 人生を変える集中力』では、人の思考に関する実際の研究やカウンセリングをもとに、実際に私たちが日ごろ困っている仕事や生活でうまくいかない問題の解決策を提示してくれています。

あまり簡単な読み物ではありませんが、研究者視点の内容なので自分の置かれている状況を客観的に見つめるのに良い本かと思います!

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「忘れてた!」を防ぐ対策 その2 3分以内で終わるものは先にやる。

3分以内で終わるような仕事はタスクを減らすためにさっさと手をつけてしまいましょう!

メールの既読したよ!の返信とか
他部署から流れてきた簡単なアンケートに答えるとか
書類を印刷しておくとか
来たメールの大枠確認とか!

ちょっとしたことですが、
仕事をちょっとずつ減らしていくのが大事!

あなたが、先にご紹介した
基本の「忘れてた!」回避策の「リスト化」ができていたら、今度はそのリストのタスクが増えるのが嫌になってくるはず。

やらなければいけないタスク(仕事)を一つずつ書いていくと
目に見えて仕事が多すぎるなぁというのが、分かってしまうからです。

でも、ここでリスト化をやめたら本当にやるべき仕事を忘れてしまいます!
なので、このリスト上のタスクをたくさん増やさないように、
すぐ終わるものは、仕事を発見してから
リストに書く間に終わらせてしまうのが手!

「忘れてた!」を防ぐ対策 その3 人からの依頼は先にやる。

人からの依頼は忘れると、確実に迷惑がかかります。

なので早くやって忘れる可能性を減らすのが良いです。

大体この手のものは、自分が考えるよりも
人は早くやってほしいと思っています。
(経験上ですが…)

なので先にやってしまおう!

また、ここでスピーディに対応すると信頼感も得られます。

例えば、私の前職の上司は、
社員全員から信頼されて、慕われている方なのですが、
お願いすることを必ずスピーディに忘れずにやってくれるのです。

資料の送付をお願いして、私が席に着くともうすでに届いている…!
くらい早いし、「忘れてた!」ということはないです。

元上司にそのことを話したところ、
ただ単に「仕事を忘れないように、その時やれることはその時終わらせているだけだよ!」と言っていました。

それが結果、人の信頼も得ているんですね。

なので、依頼されたらすぐに手をつけよう!
そして信頼も得てしまいましょう。

おわりに

いかがでしたでしょうか?
今回は多忙な前職で培った
「多忙でも仕事を忘れない方法」をご紹介しました!

仕事を忘れてしまうと、
そのリカバリーに時間を取られてしまいますし、信用も失ってしまいますし、
やっぱり良いことはないですよね…!

だから「仕事が多すぎて無理だ!!!」
っとパンクして仕事に負けないでください!

ぜひ今回お伝えした方法で、
こちらから仕事をコントロールして手のひらで転がしてやろうではありませんか!

あなたがパンクして仕事で苦しんでいたらもったいないから…!

あと、もしも努力しても仕事が多すぎて終わらなかったり、精神的に参ってしまいそうだったら
会社の人に相談してみてください!
それでも解決しなさそうだったら会社を辞める選択をするのもありです!

自分で工夫したけど、
周りに協力を持ちかけたけど、
それでも解決しないのなら会社に問題がある可能性があります。

なので今回の対策をやってみて
それでも上手くいかないと判断できたら、
無理せず次の働き方も考えてみてくださいね。

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